التسيير المالي للجمعية





من أجل طلب   اعانات من الدولة يجب على  الجمعية أن يكون لديها محافظ حسابات معتمد
يوضح المرسوم  التنفيذي 01 – 351 شروط و كيفية مراقبة استعمال اعانات الدولة أو الجماعات المحلية للجمعيات
كيفية تعيين   محافظ الحسابات :بعد اتفاق مسبق مع أحد المحافظين المعتمدين والاتفاق على سعر مناسب
يجتمع مكتب الجمعية من أجل تعيين أحد المحافظين المعتمدين ،

يصدر محضر اجتماع للجلسة يتضمن مصادقة أعضاء الجمعية على اعتماد محافظ الحسابات Commissaire aux  comptes – الاسم واللقب – العنوان   لفترة تدوم ثلاث سنوات.

يصدر المحافظ  وثيقة قبول الوكالة  حسب النموذج الموجود في المرسوم التنفيذي،

√ ترسل الجمعية هاتين الوثيقتين للخزينة وللسلطة المعنية خلال فترة لا تتجاوز شهرا من اتخاذ القرار.

في حالة حصول الجمعية على اعانة من السلطة العمومية يتوجب عليها عرض أعمالها على محافظ الحسابات لمراجعتها
 مكتب الجمعية ليس ملزما بفعل ما يلي طالما أنه لم يتلقى أي اعانة من الادارة العمومية ، الا أن اعتماد المحاسبة من  قبل مكتب الجمعية يعود  عليهم  بالفائدة    فهي :
  • تعطينا المعلومات عن جميع المداخيل المحصلة والمصاريف  المدفوعة من قبل الجمعية.
  • هي  حجة ودليل عند أي منازعة أو مراقبة.
  • قراءة واضحة لموارد  الجمعية و مجال صرفها واظهار الاحتياجات المالية المطلوبة.
  • بيان تفصيلي  واضح لنتائج الجمعية لعدة سنوات.
في هذا المقال حول التسيير المالي للجمعية  المقتبس من  المحاسبة والتسيير المالي:  نقدم لكم محاسبة بسيطة للغاية يستطيع أي شخص انجازها ،في ما يلي 4 أعمال ينجزها أمين المال و نائبه :
نخصص دفتر عادي سجل المحاسبة، يمكن استعمال سجل للصندوق وسجل  للحساب البنكي، يكتب بخط اليد أو نستعمل  أحد برامج الكمبيوتر ونطبع الوثائق .
نرقم  الصفحات  من 001 الى آخر صفحة، تكتب في الحاشية العلوية ..
1 – سجل المحاسبة:  نسجل فيه بالتسلسل وبدقة  وايجاز كل العمليات المصرفية المنجزة ،  يحتوي على 5 أعمدة على الأقل  لتسجيل:
1 تاريخ العملية – 2 الرقم التسلسلي (المرجع) -3  بيان العملية (المعلومات) –   المبلغ : 4 المداخيل في  عمود المداخيل و5 المصاريف في عمود المصاريف) –  6 الرصيد .
في أول سـطر   نسجل في عمود الرصيد المبلغ المتوفر سابقا  أو  لا شي  0.00 دج.
ثم باستمرار نسجل في سطر جديد كل عملية جديدة في حينها من المداخيل أوالمصاريف.
ونحسب  قدر الامكان في نفس السطر الرصيد الجديد،
لاتنسى كل  سطر مسجل يستوجب وجود وثيقة اثبات  تسمى ، وثيقة المحاسبة  ، نكتب عليها الرقم المرجع من  سجل المحاسبة  .

تكتب في آخر صفحة  للسنة مجموع  المداخيل و مجموع المصاريف والمبلغ  المتبقي بالحروف والأرقام.

وتوقع من أمين المال ورئيس الجمعية.

ينصح باستعمال  صفحة جديدة مع بداية كل سنة مالية جديدة.

عند تسجيل أي عملية في السجل يجب التأكد من أمرين اثنين:
  1. مطابقة المصاريف مع أهداف وبرامج الجمعية.
  2. نزاهة الوثيقة : بحيث لا تخفي أجرا مقنعا أو توزيع أرباح.
أعضاء المكتب لا يتقاضون أي أجرة من الجمعية.

 

2 – وثيقة المحاسبة:  هي وثيقة اثبات المعاملات المالية  بين الجمعية  وشركائها وهي اما : فاتورة ، أمر بالدفع – كشوف الحساب  –  وصل محل تجاري – أو محضر اثبات وما شابهها.
 الفواتير: تعتمد فقط   النسخة الأصلية: تحمل المعلومات عن البائع – التاريخ – تعيين السلعة – السعر الفردي – السعر الاجمالي بالحروف والأرقام – الختم والتوقيع .
الوصل : يقوم مقام الفاتورة  عند عدم وجودها مع  وجود المعلومات السابقة قدر الامكان ، يستعمل بالخصوص عندما يكون المبلغ صغير .
محضر اثبات: يستعمل عندما لا يمكن تقديم الفاتورة أو الوصل :كاستعمال  الهاتف – الحافلة  وغيرها
نستعمل نموذج ما يحمل  المعلومات الضرورية . ويصادق عليه عضوين من المكتب أحدهما رئيس الجمعية.
في حالة سداد لأحد الأعضاء يجب على المستفيد ملأ نموذج طلب سداد يحـتوي على اسمه  وعنوانه ، التاريخ ، الموضوع والامضاء، ونفس الشي يصادق على الوثيقة عضوين من أعضاء المكتب  أحدهما رئيس الجمعية.

 

3 – التقرير المالي: يتم كتابته في نهاية السنة وهو عبارة عن جدول من قسمين رئيسيين : المداخيل على اليمين والمصاريف على اليسار ، يعطينا نظرة شاملة لأعمال الجمعية خلال سنة منقضية، يحتوي على مجاميع فرعية للمداخيل والمصاريف وفق بنود معينة.

الكيفية :من سجل المحاسبة ، نجمع كل المصاريف الخاصة ببند ما، مثلا: نسخ وثائق ، طوابع بريدية، شراء أدوات مكتب ويسجل المجموع في  بند : التسيير الاداري ، ونفس الطريقة بخصوص المداخيل .

بالطبغ المجموع النهائي  المحصل  في التقرير المالي  يساوي المجموع  النهائي المحصل في سجل المحاسبة 

4 – مشروع الميزانية :  لا تختلف كثيرا عن التقرير المالي : في نهاية السنة أو بدايتها  نضع  مشروع الميزانية المتوقعة للجمعية خلال السنة الجديدة  ، توضع على شكل جدول تسجل فيه من جهة المداخيل المتوقعة وتسمى أيضا الممتلكات أو الموارد  ↔ وفي الجهة الثانية نسجل النفقات المتوقعة وتسمى  أيضا المصاريف أوالتكاليف أو الأعباء.
على العموم  الموارد  تغطي النفقات
الموارد : وتتحقق من اشتراكات الأعضاء  والمنخرطين – اعانات الدولة ( المطلوبة والمتوقعة  ) –  مداخيل النشاطات والمسابقات التي تنظمها الجمعية.
النفقات: وتتمثل في نفقات التسيير  (طبع ، مراسلات ،تنقلات وغيرها) – المصاريف المتعلقة بالنشاطات – التجهيزات – الصيانة – أتعاب محافظ الحسابات – الرسوم المختلفة.

بانجاز هذه الأعمال الأربعة يكون أمين المال ونائبه جاهزان  لتقديم التقرير السنوي .

لسنا بصدد الحديث عن الكاتب ونائبه في هذا المقال : مراجعة سجل محضر الاجتماعات – موجز النشاطات المنجزة خلال السنة  المنقضية – عرض موجز للنشاطات المبرمجة للسنة الجديدة.

أمين المال يقدم لمحافظ الحسابات: سجل المحاسبة  – وثائق المحاسبة – التقرير المالي – مشروع الميزانية – كشف الحساب البنكي / البريدي للسنة المنتهية.

لمراجعتها ثم يصدر محضرا . ويتلقى أجرة  على الأتعاب.

يجب أن تكون هذه الوثائق مطبوعة لتوزيعها على الأعضاء وعلى الشركاء من أجل طلب اعانة

الحصول على اعانات الدولة:
من أجل الاستفادة من اعانات الدولة ، تقدم   الجمعية  تقريرها الأدبي والمالي الى  :
الخزينة العمومية –   قبل نهاية شهر مارس من كل سنة .( جوان )

يرسل التقرير الأدبي والمالي  للجهة الوصية ومختلف المانحين ويعرض على الجمعية العامة

يتكون التقرير الأدبي والمالي من : التقرير الأدبي – البرامج المسطرة – التقرير المالي – مشروع الميزانية – محضر مراجعة محافظ الحسابات.
  • أنظر نموذج  تقرير مالي لاحدى الجمعيات  (أنظر النموذج). هذا الشكل للتوضيح فقط، لأن مراجعة محافظ الحسابات تراعي فقط الاموال المدفوعة أو المسحوبة من الرصيد البنكي وخاصة تلك المتعلقة باعانة الدولة.
لحفظ الوثائق وترتيبها نخصص ملفا أو حافظة لكل صنف من الوثائق  :
ملف لسجلات  المحاسبة -وملف  وثائق  المحاسبة  (فواتير، دفوعات وغيرها ) – وملف لكشوف الحساب البنكي – وملف التقارير المالية السنوية.
يجب الاحتفاظ بتلك الوثائق لمدة  لا تقل عن أربع سنوات.
دور أمين المال: إن مهمة أمين المال أن يسعى لتحقيق ثلاث أهداف رئيسية:
  • الالتزام بالقوانين وعدم مخالفة التشريع المعمول به.
  • المحافظة على موارد الجمعية واستمراريتها وبهذا الخصوص عليه:
  1. مراقبة وضعية الجمعية  وتوازها المالي.
  2. ابداء رأيه حول كل النفقات  الكبيرة ، أو الاستثنائية.
  3. ابلاغ أجهزة الجمعية باستمرار بالوضعية المالية للجمعية.
  4. توفير المداخيل للجمعية ( الاشتراكات، الانخراطات ، الدعم والاعانات ).
  • الكفاءة: أمين المال هو مسير يجسد ويعبر عن ارادة الجمعية وبرامجها على شكل أرقام تسمى المحاسبة .
 يكون مشاركا في قرارات الجمعية ويحرص أن تكون المصاريف دائما مغطاة بالمداخيل ،
يحرص على اتمام  السنة المالية  بناتج  أقرب الى الصفر، في الغالب تكون النتيجة مبلغ قليل من  الربح أو الخسارة ،
يسعى أمين المال أن يوازن بين المداخيل والمصاريف لكل نشاط أو برنامج، بحيث كل نشاط تساوي مداخيله   المصاريف الخاصة به  ، يمكن لبعض البرامج  توفير مداخيل أكبر من المصاريف، تخصص لدعم برامج أخرى مداخيلها  لا تغطي المصاريف.

 

اترك رد أو اثراء للموضوع